Gdy faktury wpadają w „90+ dni”, traktuj to jak alarm. Sprawdzasz status dłużnika (KRS/CEIDG, VAT, upadłość), wysyłasz oficjalne wezwanie z potwierdzeniem nadania i porządkujesz dowody: umowę, faktury, maile, notatki z telefonów. Dane sugerują, że tu warto łączyć dwa cele: mocniejszą windykację i ulgę na złe długi w VAT/CIT. Potem decydujesz: dalsza egzekucja czy podatkowa optymalizacja – za chwilę zobaczysz, jak to ułożyć krok po kroku.
Kluczowe Wnioski
- Niezwłocznie zidentyfikuj i skategoryzuj wszystkie faktury przeterminowane powyżej 90 dni, a następnie scentralizuj umowy, przypomnienia i dowody płatności w cyfrowym pliku dla każdego dłużnika.
- Sprawdź status prawny/upadłościowy każdego dłużnika w oficjalnych rejestrach, aby zdecydować między zintensyfikowaną windykacją, postępowaniem sądowym lub optymalizacją podatkową poprzez ulgę z tytułu złych długów.
- Zeskaluj działania windykacyjne: wysyłaj formalne wezwania do zapłaty, proponuj strukturyzowane plany spłaty, a w razie potrzeby wszczynaj postępowania sądowe i egzekucyjne, dopóki terminy przedawnienia pozwalają dochodzić roszczeń w pełnej wysokości.
- Wykorzystaj status 90+ dni jako wyzwalacz korekt VAT i podatku dochodowego, gdzie jest to dozwolone, a następnie odwracaj korekty proporcjonalnie w przypadku późniejszego otrzymania jakiejkolwiek zapłaty.
- Na bieżąco dokumentuj kontakty, monitoruj rezultaty oraz wszystkie złożone deklaracje podatkowe (np. JPK_V7M, CIT‑8), aby wspierać postępowania sądowe, kontrole oraz przyszłe decyzje o odpisie lub dochodzeniu należności.
Sprawdzanie statusu prawnego Twoich należności
Na tym etapie problem jest prosty, ale ważny: musisz sprawdzić, które Twoje faktury „przeskoczyły” granicę 90 dni po terminie płatności i czy nadal masz prawo do ulgi na złe długi w VAT i CIT. Tu wchodzi w grę weryfikacja dłużnika (debtor verification). Patrzysz na każdą fakturę i zadajesz pytanie: czy jest po terminie 90+ dni i wciąż nieopłacona.
Dane sugerują, że kluczowe jest też, kto jest Twoim dłużnikiem. Robisz sprawdzenia w rejestrach (registry checks): czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, w restrukturyzacji, upadłości, likwidacji. To już element monitoringu niewypłacalności (insolvency monitoring).
Moja hipoteza: im lepiej udokumentujesz ten etap, tym łatwiej później przejdziesz w etap gotowości do sporu sądowego (litigation readiness). Dlatego zbierasz wydruki z rejestrów i potwierdzenia statusu dłużnika.
Jak działa zasada 90+ dni w przypadku VAT i CIT
Żeby 90+ dni działało dla Ciebie, a nie przeciwko Tobie, musisz rozumieć, że ten sam zegar inaczej liczy się w VAT, a inaczej w CIT. W VAT timing liczy się co do miesiąca. Po 90 dniach od terminu płatności możesz obniżyć podstawę i VAT należny, jeśli dalej jesteś czynnym podatnikiem. Dłużnik w tym samym momencie koryguje VAT naliczony.
W CIT chodzi o roczny wynik. Po 90 dniach od terminu płatności możesz zmniejszyć dochód. Kupujący, który zaliczył fakturę w koszty, musi podnieść dochód. To jest właśnie Debt recognition.
| Podatek | Co robisz po 90 dniach | Kiedy korygujesz |
|---|---|---|
| VAT | Korygujesz VAT należny/naliczony | Okres rozliczeniowy |
| CIT | Korygujesz dochód | Rok podatkowy |
Kiedy dług jest uznawany za zaległy, ale jeszcze nieprzedawniony
Masz tu szczególną sytuację: dług jest już „przeterminowany” podatkowo po 90 dniach, ale wciąż mieści się w ogólnym terminie przedawnienia z Kodeksu cywilnego. Dane sugerują, że to okno jest dla ciebie kluczowe: możesz szykować ulgę na złe długi w VAT i CIT, a jednocześnie nadal realnie dochodzić należności w sądzie lub przez windykację. Twoje zadanie na tym etapie to jasno udokumentować zaległość, sprawdzić, czy spełniasz warunki z ustaw podatkowych i zdecydować, czy bardziej opłaca ci się naciskać na spłatę, czy już optymalizować podatek.
Status zaległości prawnych
Gdy faktura przekracza 90. dzień po terminie płatności, dług staje się „przeterminowany”, ale wciąż nie jest „przedawniony” – to dwa różne światy. Dane sugerują, że od tego momentu przedawnienie roszczeń dopiero zaczyna „tykać”, zazwyczaj 3 lub 6 lat. Masz nadal pełnię praw: możesz pozwać dłużnika, a później prowadzić egzekucję komorniczą.
Pomyśl o tym etapie jak o żółtym świetle. Nic jeszcze się nie urwało, ale system się uruchamia. Po 90 dniach możesz udokumentować, że dług jest trudny do ściągnięcia, wpisać dłużnika do rejestru i rozpocząć korekty VAT/CIT.
Co możesz zrobić dziś: sprawdź wszystkie faktury 90+, zbierz dowody kontaktu z dłużnikiem, przygotuj dokumentację pod ewentualny pozew oraz decyzje podatkowe.
Wciąż w okresie przedawnienia
Choć po 90. dniu dług jest już „stary”, wciąż jesteś w złotej strefie: roszczenie jest przeterminowane, ale jeszcze nie przedawnione, więc nadal możesz mocno działać. Masz trzy lata od końca roku wystawienia faktury, żeby skorzystać z ulgi na złe długi w VAT. Po tym oknie fiskus zamyka drzwi.
Dane sugerują, że kluczowe są szybkie kroki procesowe. Po 90. dniu korygujesz VAT w JPK_V7M (P15–P20) i CIT w CIT‑8, część E.5. Jednocześnie uruchamiasz customer outreach: telefony, maile, listy z wezwaniem do zapłaty.
Moja hipoteza: najlepiej działa miks finansów i danych. Ustal prosty risk scoring dłużników, zbieraj dowody (faktura, umowa, potwierdzenie braku zapłaty, wpis do BIG, pozew). To podstawa do ulgi i ewentualnej egzekucji.
Korzystanie z ulgi na złe długi w VAT krok po kroku
Zacznijmy od uporządkowania tematu ulgi na złe długi w VAT krok po kroku, bo tu łatwo coś przegapić i stracić pieniądze. Myśl o tym jak o prostym systemie ochrony wierzyciela – chronisz swój cash flow, gdy klient nie płaci ponad 90 dni.
Najpierw zrób krótką checklistę dokumentacyjną. Sprawdź termin z faktury, czy minęło 90 dni, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT i czy nie minęły 3 lata od końca roku wystawienia faktury. Przy konsumentach potrzebujesz wyroku z klauzulą, wpisu do rejestru długów albo upadłości.
Potem korygujesz VAT w deklaracji za okres, w którym spełniłeś warunki, składasz wniosek o zwrot lub kompensatę i oznaczasz korektę w JPK_V7M. Gdy dostaniesz później całość lub część zapłaty, proporcjonalnie zwiększasz VAT.
Zapisy księgowe: korekty VAT i odpisy aktualizujące z tytułu utraty wartości
Teraz przechodzisz z teorii ulgi na złe długi do konkretu: księgowań VAT, odpisów aktualizujących i ich wpływu na podatek dochodowy. Myślisz tu w prosty sposób: jeśli VAT korygujesz w dół po 90 dniach, jeśli tworzysz lub odwracasz odpis, to wszystko musi się spiąć w księgach, w JPK i w CIT. Za chwilę pokażę ci, jakie zapisy zrobić krok po kroku, żeby VAT, odpis i podatek dochodowy „mówiły tym samym językiem”.
Korekta złych długów w VAT
Porządkowanie VAT przy złych długach to moment, w którym prawo podatkowe spotyka się z twardą rzeczywistością nieopłaconych faktur. Tu nie ma znaczenia, czy robisz faktoring faktur albo łapiesz się na korekty transgraniczne. Liczy się to, że faktura krajowa wisi ponad 90 dni po terminie.
Myślisz tak: dług jest w praktyce nieściągalny, więc nie chcesz finansować VAT za klienta. Dane sugerują, że art. 89a pozwala ci zmniejszyć podstawę opodatkowania i VAT należny w deklaracji za okres, w którym spełniasz warunki ulgi.
Co możesz zrobić teraz: zaksięguj korektę przez storno VAT należnego, przenieś ją na rozliczenia międzyokresowe lub pozostałe przychody. Przy częściowej spłacie koryguj proporcjonalnie. Gdy dłużnik zapłaci, odwróć korektę.
Utrata wartości i wpływ podatkowy
Gdy ogarniasz ulgę na złe długi w VAT, naturalne pytanie brzmi: co z samą należnością w księgach i w CIT. Tu wchodzą timing utraty wartości i podatkowe ujęcie. Musisz spiąć trzy światy: VAT, bilans i podatek dochodowy.
Dane sugerują, że przy 90+ dniach robisz:
- korektę VAT w JPK_V7M (P15–P20 lub P46–P47) w ustawowym oknie trzech lat
- zapis: Wn 22‑2 / Ma 76‑0 lub 65‑1, zgodnie z polityką rachunkowości
- test utraty wartości należności i ewentualny odpis aktualizujący na koncie 28
- ujęcie w CIT: zmniejszasz dochód w roku, w którym minęło 90 dni
- gdy dług się przedawni lub go spiszesz, wyksięgowujesz należność, rozwiązujesz odpis i odwracasz wcześniejszą korektę VAT, a przy późniejszej spłacie zwiększasz podstawę CIT
Radzenie sobie z przedawnionymi należnościami w księgach
Choć brzmi to sucho i prawniczo, przedawnione należności to konkretne ryzyko w twoim bilansie: coś, co w księgach dalej wygląda jak majątek, w rzeczywistości przestaje nim być. Dane sugerują, że po upływie terminu przedawnienia nie masz już realnej szansy na odzyskanie należności, nawet po mocnym przeglądzie forensic, czyli analizie wszystkich dokumentów i działań windykacyjnych.
Myślisz więc prosto: skoro to nie jest już aktywo, musisz je zdjąć z bilansu. Zgodnie z ustawą zrobisz to na początek roku po upływie terminu. Najpierw schodzisz odpis aktualizujący, potem resztę wrzucasz w pozostałe koszty operacyjne. Odsetki pokazujesz w kosztach finansowych. Kluczowe kroki teraz: policz dokładną datę przedawnienia, przygotuj dokumenty i wpisz zasady księgowania w polityce rachunkowości.
Odwrócenie korekt VAT i rozpoznanie pozostałych przychodów operacyjnych
Masz już uporządkowane przedawnione należności w bilansie, więc czas na drugi krok: odwrócenie korekty VAT i pokazanie tego jako pozostałe przychody operacyjne. Tu kluczowe są dwie rzeczy: moment i właściwa klasyfikacja w rachunku zysków i strat.
Najpierw porządkujesz samą należność, potem dopiero korygujesz VAT. Myśl łańcuchem przyczyna–skutek: należność traci charakter aktywa, więc znika też korzyść podatkowa z ulgi na złe długi. To zmienia moment ujęcia podatku.
Zrób to krok po kroku:
- zmniejsz odpis aktualizujący: Wn 28
- spisz należność w koszty zgodnie z polityką rachunkowości
- ustal datę przedawnienia i moment księgowania
- odwróć ulgę na złe długi: Wn 65‑1, Ma 76‑0
- zsynchronizuj to z JPK_V7M i ewentualnym zwrotem VAT
Dowody, które musisz zachować, aby obronić swoje stanowisko
Jeśli chcesz obronić swoje korekty VAT i CIT przy kontroli, musisz założyć prostą rzecz: bez twardych dowodów urzędnik uzna, że działasz „na słowo honoru”. Problem jest prosty. Masz ulgę na złe długi, ale fiskus widzi tylko to, co pokażesz w papierach.
Dane sugerują, że klucz to mądre zarządzanie przechowywaniem dokumentów (document retention). Trzymasz fakturę, umowę i warunki płatności. Na tej podstawie liczysz 90 dni. Do tego wszystkie monity, maile, SMS, potwierdzenia doręczeń, logi rozmów. To twoje faktyczne „dowody zeznań” (testimonial evidence).
Konkret na dziś. Zrób cyfrowy folder dla każdej faktury. Dorzucaj tam potwierdzenia częściowych płatności, wyciągi bankowe, wyroki sądu, wpisy do rejestru dłużników i kopie JPK_V7M oraz CIT‑8.
Co się stanie, jeśli klient zapłaci po zastosowaniu ulgi
Gdy klient jednak zapłaci po zastosowaniu ulgi na złe długi, musisz cofnąć część korzyści podatkowych. W praktyce oznacza to ponowne zwiększenie VAT należnego, zaktualizowanie podstawy CIT i pilnowanie, by częściowe spłaty były rozliczane proporcjonalnie. Za chwilę pokażę ci, jak krok po kroku odwrócić tę korektę, żeby zgadzały się deklaracje i JPK, a urząd nie naliczył odsetek.
Odwrócenie korekty VAT
Zobaczmy, co się dzieje, gdy dłużnik jednak płaci po tym, jak skorzystałeś z ulgi na złe długi w VAT. Gdy kasa wraca, część lub całość, musisz cofnąć ulgę. To nie jest klasyczne ponowne wystawienie faktury ani formalne zawiadomienie dostawcy. Po prostu odwracasz wcześniejszą korektę.
- Zwiększasz podstawę opodatkowania i VAT należny w deklaracji za okres, w którym dostałeś przelew.
- Przy płatności częściowej korygujesz tylko proporcjonalną część.
- Składasz korektę JPK_V7M albo zwykłą deklarację z wykazanym zwiększeniem.
- W JPK poprawnie wypełniasz pola P15–P20 po stronie wierzyciela.
- W księgach odwracasz wcześniejsze zapisy ulgi i znów pokazujesz VAT do zapłaty.
Aktualizacja podstawy opodatkowania CIT
Odzyskanie kasy od dłużnika po 90 dniach brzmi jak dobra wiadomość, ale od razu uruchamia obowiązek „oddania” części ulgi w CIT. Problem jest prosty. Jeśli wcześniej obniżyłeś dochód na podstawie art. 18f lub 25 ust. 19, po wpływie pieniędzy musisz zrobić tax restoration, czyli podnieść podstawę opodatkowania.
Dane sugerują jedną kluczową rzecz: timing recognition. Liczy się rok faktycznego wpływu kasy. Zwiększasz podstawę w zeznaniu CIT‑8 za ten rok, w części E.5. Kwota to brutto z otrzymanej zapłaty, ale tylko ta część, którą kiedyś odliczyłeś.
Konkretne kroki. Zbierz dowody wcześniejszej ulgi i przelewu. Zaktualizuj CIT‑8. Jeśli korzystałeś z ulgi na złe długi w VAT, odwróć korektę w deklaracji VAT za okres zapłaty.
Obsługa częściowych spłat
Masz już ogarnięte, jak oddać ulgę w CIT po wpływie kasy, więc teraz dochodzi trudniejszy wariant: klient płaci tylko część długu. To klasyczne partial settlements. Masz ulgę w VAT i CIT, a tu nagle wpada przelew z payment plans.
Tu działa prosta zasada: korygujesz tylko tę część, którą dostałeś. Dane sugerują, że fiskus patrzy na proporcje, nie na całość faktury.
- zwiększasz podstawę opodatkowania VAT i VAT należny proporcjonalnie
- robisz to w JPK_V7 za okres, w którym wpłynęła kasa
- wierzyciel i dłużnik korygują VAT tylko od zapłaconej części
- w CIT odwracasz wcześniejsze obniżenie dochodu w roku wpływu płatności
- trzymasz dowody przelewu, daty, kwoty i szybko korygujesz deklaracje
Praktyczny przepływ pracy i procedury wewnętrzne na 90+ dni
Gdy faktura przekracza 90 dni po terminie, nie możesz już działać „na czuja” – potrzebujesz stałego, powtarzalnego workflowu. To jest serce porządnego zarządzania należnościami (credit management) i uczciwego rozwiązywania sporów (dispute resolution). Dane sugerują, że bez systemu łatwo gubisz pojedyncze sprawy.
Najpierw automatycznie oznaczasz każdą fakturę 90+ i wpisujesz ją do arkusza: numer, daty, kwoty netto i VAT, próby kontaktu, następny krok. To twoja „tablica kontrolna”.
Potem w ciągu 7 dni wysyłasz oficjalne wezwanie z potwierdzeniem nadania. Od razu sprawdzasz VAT: status podatników, regułę 3 lat, moment możliwej korekty. Jeśli po 30 dniach dalej cisza, przekazujesz sprawę do windykacji lub do sądu i pilnujesz pełnej dokumentacji. Każdą wpłatę i korektę od razu księgujesz i aktualizujesz JPK.
Często zadawane pytania
Po jakim czasie długi ulegają przedawnieniu?
W Polsce większość długów przedawnia się po 6 latach.
Dla firm i rachunków „co miesiąc” termin przedawnienia to zwykle 3 lata. Przy kredytach konsumenckich mówisz o przedawnieniu konsumenckim, też najczęściej 3 lata. Liczysz od dnia, gdy dług stał się wymagalny, a realnie przedawnienie konsumenckie działa od 1 stycznia po upływie terminu.
Krok teraz: sprawdź rodzaj długu w kodeksie cywilnym.
Czy musisz spłacać przedawniony dług?
Nie, nie musisz płacić długu przedawnionego, jeśli powołasz się na przedawnienie roszczenia w sądzie. Dług dalej istnieje, ale wierzyciel traci narzędzie przymusu.
Dane sugerują jednak, że wierzyciele często próbują naciskać, czasem to wygląda jak nękanie przez wierzyciela.
Kroki: nie podpisuj ugód z automatu, nie przyznawaj długu, zbierz pisma, skonsultuj się z prawnikiem lub Rzecznikiem Finansowym, naucz się mówić „przedawnione – nie płacę”.
Jakich długów nie trzeba spłacać w 2025 roku?
W 2025 nie musisz spłacać tylko części długów – tych faktycznie przedawnionych albo prawnie umorzonych (długi umorzone).
Klucz: roszczenia pieniężne po upływie terminu przedawnienia i bez przerwania biegu, plus długi nieściągalne, które księgowo „umierają”, bo nie spełniają już definicji aktywa.
Co robisz teraz: sprawdzasz daty faktur, umów, wyroków, płatności i pism. Potem idziesz z tym do prawnika lub doradcy.
Co zrobić, gdy dług jest przedawniony?
Gdy dług jest przedawniony, najpierw sprawdzasz dokładnie terminy przedawnienia w Kodeksie cywilnym albo u prawnika.
Jeśli wierzyciel naciska, jasno piszesz pismo: „podnoszę zarzut przedawnienia” i prosisz o zaprzestanie nękania przez wierzyciela, czyli nękania.
Nie podpisujesz ugód, nie uznajesz długu „dla świętego spokoju”.
Gdy masz spokój prawny, decydujesz: płacisz z powodów moralnych czy odkładasz temat.
Wnioski
Masz już plan na długi po 90 dniach. To nie jest koniec świata, to sygnał, że firma dojrzewa.
Wiesz, kiedy należność jest przeterminowana, kiedy nie jest przedawniona i jak użyć ulgi na złe długi w VAT i CIT. Wiesz też, jakie dowody trzymać.
Teraz zrób trzy rzeczy: uporządkuj procedury, pilnuj terminów i księgowań, a każdy przypadek opisuj w jednym miejscu. Reszta to systematyczna praca.
